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OneDrive for Businessのファイル・フォルダーを安全に共有する方法

3/15(金) 9:00配信

アスキー

クラウドストレージサービス「OneDrive for Business」をビジネスシーンで利用するときの活用法を紹介する。
 今回は、「OneDrive for Business」をビジネスシーンで利用するときの活用法を紹介する。ファイルやフォルダーを共有する際に、第三者ではアクセスできないようにする方法や、新人が誤操作でファイルを破損させてしまった場合の対処法をチェックしよう。
 

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ビジネスで使うファイルをセキュアに共有する
 OneDrive for Businessのようなクラウドストレージサービスの大きなメリットは、ユーザーの複数端末で同じファイルが扱えることに加え、ファイルやフォルダーを共有できること。もちろんOneDrive for Businessはビジネス向けソリューションなので、セキュアな共有機能を搭載している。
 
 まずは、ファイルを共有する方法をチェックしてみよう。「OneDrive for Business」のフォルダーを開き、共有したいファイルの右クリックメニューから「共有」をクリックする。共有ダイアログが開くので、まずは「このリンクを知っていれば誰でも編集できます」を選択し、メールアドレスを入力する。「送信」をクリックすると、メールが送られる。受信側はメールの「開く」リンクをクリックするとブラウザーが開き、ファイルをダウンロードできる。
 
 しかし、この状況だとURLを知っている人は誰でもファイルにアクセスできてしまう。この方法で共有できるのは、ウェブサイトで公開するレベルの資料に限られるだろう。
 
 企画書や成果物など、他の人に見られたくないファイルの場合は、アクセスできるユーザーを制限しよう。「このリンクを知っていれば誰でも編集できます」という部分をクリックすると、「このリンクの設定先」が開く。ここで制限する範囲を選択すればいい。まずは、「リンクを知っている○○○のユーザー」をクリックする。これは、その組織のアカウント内で共有するという設定だ。
 
 メールアドレスを入力したり、リンクをコピーしたりしてURLを共有しよう。そのURLを受け取った人がリンクを開くと、その組織のアカウントのログイン画面が開く。ここでログインできれば、共有されたファイルにアクセスできる。アカウントが内場合は、ファイルにアクセスできないというわけだ。
 
 「特定のユーザー」を選ぶと、アカウントを指定して特定のユーザーだけがアクセスできるリンクを生成できる。それ以外のアカウントでログインしている状態でアクセスすると、「このリンクは利用できません」とエラーになる。特定の相手に直接ファイルを渡す場合に利用しよう。
 
 また、「既存のアクセス権を持つユーザー」はすでにアクセス権を付与されているユーザーが開けるリンクを送信するオプションとなる。
 
 単体のファイルではなく、プロジェクトで使う複数のファイルを共有する場合はフォルダーごと共有する手もある。変更がある度にZIPで圧縮して共有しなくても、元ファイルが更新されればフォルダー内のファイルも最新の状態になるためだ。
 
 共有方法はファイルと同じ。右クリックメニューから「共有」を選択し、共有設定を行なう。受け取った人がURLを開くと、フォルダーの中身が表示されるが、その他のフォルダーにはアクセスできない。
 
 プロジェクトが終了した場合など、共有を解除したい場合は、アクセス管理から操作する。ファイルの共有画面を開き、右上の「・・・」から「アクセス許可を管理」をクリックする。共有されている種類ごとにURLが表示されているので、解除する項目の右にある×をクリックすればいい。全部削除すれば、共有されていない状態になる。
 
OneDrive管理センターから共有の誤操作を防ぐ
 初期設定では「リンクを知っているすべてのユーザー」が規定にセットされているが、企業のコンプライアンスによってはこの共有方法を禁止したいということもあるだろう。とは言え、マニュアルに書くだけでは誤操作の可能性がある。そんな時は、「OneDrive管理センター」で設定を変更できる。
 
 管理者アカウントで「OneDrive管理センター」を開き、「共有」をクリックする。共有リンクの規定の種類を変更するなら、「リンク」のところで設定できる。
 
 規定の変更だけでなく、そもそもOneDrive for Businessで「すべてのユーザー」共有を完全に禁止したい、ということもあるだろう。その場合は、「外部共有」のゲージを調整すればいい。
 
 「外部共有の詳細設定」をクリックすると、許可もしくは禁止したいドメインの設定や、招待を受ける際のメールアドレスの制限、自分が所有者では内アイテムの共有の禁止などが行なえる。
 
バージョン管理機能で上書きしてしまったファイルも戻せる
 OneDrive for Businessには、バージョン管理という機能を備えており、ファイルに変更があるとその履歴を残してくれる。世代バックアップのように使えるので、新人が間違った内容で編集して上書き保存してしまったような場合でも対応できる。
 
 ファイルを選択して「・・・」メニューから「バージョン履歴」をクリックする。変更があった日付と更新者、ファイルサイズが表示される。まずは、「・・・」メニューから「ファイルを開く」をクリックして内容を確認。戻したい場合は、「復元」をクリックすればいい。
 
 新人の誤操作などで、OneDrive上のファイルごっそり削除されたり、マルウェアに感染して破損してしまった場合などは、OneDriveを復元できる。設定の「OneDrive」→「OneDriveを復元します」をクリックし、元に戻す日付を選択すればいい。
 
 バージョン履歴は初期設定で500世代までバックアップしてくれる。頼もしいところだが、その履歴分の容量は消費される。ストレージを圧迫するようであれば、世代数を調整することも可能だ。
 
 まずは、左下の「従来のOneDriveに戻す」をクリックし、「ライブラリ」タブの「ライブラリの設定」→「バージョン設定」をクリックする。「保存するバージョンの数を限定する」をクリックし、「次の数のメジャーバージョンを保存する」の数を変更すればいい。現在では、最低でも「100」以上の数値を入力する必要がある。また、世代バックアップを無効化することもできなくなっている。
 
 以上、2回に渡ってOneDrive for Businessの使い方を紹介してきた。Office 365 Businessに付属してくるサービスなので、コストパフォーマンスが高いのがメリット。Windows 10にも個人向けOneDriveが標準搭載されているので迷わずに使えるのもありがたい。OneDrive for Businessは、プランによって中小企業から大企業まで利用できるBtoBクラウドストレージとなっている。クラウドストレージの新規導入やリプレースを検討しているなら、有力な候補となるだろう。
 
 
文● 柳谷智宣

最終更新:3/15(金) 9:00
アスキー

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