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ビデオ会議で失敗しないための注意点 マンガで基礎をおさらい

5/13(水) 7:05配信

ITmedia NEWS

 複雑になりがちな世の中の注目ニュースを、サダタロー氏と編集担当K氏の掛け合いを中心に漫画でゆるく&分かりやすく解説していく本連載。今回のテーマは「ビデオ会議」。新型コロナウイルス感染症の影響で、オフィスワークの企業を中心に在宅勤務などテレワークの動きが広まっています。在宅勤務は通勤時間がなくなるなどのメリットもある一方、同じオフィスに集まることがないため、会議など対面で行っていた業務の勝手がこれまでと異なるといった問題も浮き彫りになってきました。

【マンガ全38コマ】

 そんな中、注目を集めているのがビデオ会議アプリです。PCやスマートフォン、タブレットなどに付属しているカメラとマイクを使って多人数でビデオ通話ができるアプリで、会議用途に特化した米Zoom Video Commuicationsの「Zoom」や米Googleの「Google Meet」などのユーザー数が急増しています。

 テレワークへの移行で、社内の会議にこうしたビデオ会議アプリを使う動きが急速に広まりつつありますが、中には「使い方がよく分からない」「通話相手に失礼をしてしまったらどうしよう」など、利用に不安を感じる声もありそうです。

 ITオンチを自称する漫画家サダタロー氏が、ビデオ会議アプリの利用で気を付けるポイントをゆるく学びます。

ビデオ会議で気を付けたい基本的な設定

 ビデオ会議で気を付けなければいけないのは、大きく分けて「映像関係」と「音声関係」の2つが挙げられます。

○プライベートな自分や部屋を写さないために

 在宅勤務だから……と髪の寝癖をほったらかしにしていたり、パジャマから着替えるのを忘れたりしていると、いざビデオ会議を始めたときに他の人たちに恥ずかしい姿を見せてしまうことになります。朝起きたときや会議を始める前などに、鏡を見る習慣をつけるとこうした事故は防げそうです。

 また、映像の背景となる部屋にも注意が必要。自宅は本来プライベートな空間ですので、あまり他人には見せたくないものが映ってしまうかもしれません。映像から自分だけを切り取って他を別の映像で隠してくれる「バーチャル背景」機能もアプリによっては搭載されていますが、それでも機能が常にうまく動くかは分かりません。背景となる部屋は最低限片付けておくのが無難です。

○ハウリングやキーボードの打鍵音に気を付けて

 映像の他に、音にも注意が必要です。基本的にはPCなどのデバイスに内蔵されるマイクか、外付けのWebカメラに付属したマイクを使うことになるでしょう。スピーカーの音量が大きすぎる場合など、環境によってはエコーやハウリングが起きてしまうことも。このような場合は音量を下げる、(離せるのであれば)マイクとスピーカーを離す、などで解決できます。イヤフォンを使って音声を聞くようにするのも効果的です。

 これは特にノートPCをビデオ会議に使った場合に起きがちですが、会議内容をメモしようとそのPCのキーボードで入力していると、キーボードの打鍵音が相手に伝わってしまう場合があります。他の人が発言しているときは自分の音声を消音するのが簡単な解決策ですが、それができない場合は外付けのキーボードを使ってマイクから離してみたり、ビデオ会議アプリを起動するデバイスをスマートフォンなどPC以外にしてみるのも有効な手です。

○通信回線や“家族”にも注意

 こうした映像や音声関係の他にも、ベースとなる通信回線にも気を付けたいところ。ビデオ会議は映像を送受信する関係で少なくない通信量を利用します。自宅の通信回線が細かったり、不安定だったりすると会議相手とうまくコミュニケーションが取れなくなってしまうかもしれません。もしも自宅の固定回線が不安定なら、ネットワーク機器の設定などの見直しや、回線のプロバイダ自体の変更も視野に入れた方がいいかもしれません。

 家庭がある場合は始める前に家族に知らせるなどして、家族が映像の後ろの方で横切ったりしないようにすることも大事です。特に大事な会議や取材のときは、部屋のドアにガムテープを貼るなどして誰も入れないようにするという人もいるようです(マンガのような怪奇現象には無力かもしれませんが……)。

 ビデオ会議は必ず相手がいるということを忘れず、お互いに快適に会議できる環境を作ることが大事だといえます。

ITmedia NEWS

最終更新:5/13(水) 7:05
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